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ハロー！パソコン教室　田無アスタ校　インストラクターの北岡です。

今日は私自身の経験から、もっと早く知りたかった...！と思ったオフィスソフトの便利機能をご紹介したいと思います。

まずはExcelの機能、データの入力規則です。
セルに入力規則を設定しておくと、入力可能なデータを制限でき、入力効率を上げることができます。
例えば下の図のように入力規則を設定すると、入力候補をドロップダウンリストで表示することができます。

これでユーザーは"〇"と"×"以外は入力できないですよね。
複数人が更新するファイルにはこういった入力規則を設定しておくことにより、想定外のデータが入力されている...なんてことを防ぐことができます。

次はPowerPointの機能、発表者ツールです。
PowerPointと言えば、プレゼン資料の作成に特化したアプリですが、実際にプレゼンする際に便利な機能があるんです。
下の図はスライドショー中に発表者だけに表示される画面です。
パソコンにプロジェクターなどを接続してプレゼンするような場合に使用し、出席者が見るプロジェクターには通常のスライドショーが表示されています。

発表者ツールの画面ではスライドショーの経過時間を計れたり、ノートの機能で台本を確認しながら発表できたり、
ペンを使ってスライドに書き込みができたりと、発表者にとって嬉しい機能が様々です。

私はこんな便利な機能があるとは知らず、大学2年生の頃PowerPointでゼミの研究発表をする際に
台本をWordに書き起こして印刷したものを用意し、それを読み上げながら発表していました。
手元の台本を見たり画面を見たりと忙しかった記憶があります。笑

幸い、大学3年生の時に、就活に向けてWord・Excel・PowerPointのMOS資格を取得したことでこの機能を知ることができたため、
社会人になってからの社内外でのプレゼンやミーティングでは発表者ツールを大いに活用することができました。
学生時代にMOS資格の勉強をしておいて良かった...と心から思いました。

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